Règlements généraux

SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1 Dénomination sociale

La compagnie fera affaires sous le nom et la raison sociale de son nom corporatif, soit le FC Petite-Nation.

Article 2 Siège sociale

Le siège social du FC PETITE-NATION est établi dans la MRC de Papineau, ou tout autre endroit que peut déterminer le conseil d’administration.

Article 3 Objets

Le FC PETITE-NATION est une compagnie sans intention pécuniaire pour ses membres. Les objets du FC PETITE-NATION sont :

1. Promouvoir l’accessibilité au soccer amateur auprès de la population de la région de la Petite-Nation en regroupant les personnes intéressées.
2. Organiser et régir les activités sportives et administratives du soccer pour l’ensemble du territoire desservi.
3. Favoriser la poursuite de l’excellence en soccer auprès de ses membres.

Article 4 Lettres patentes

Le FC PETITE-NATION à été formé le 17 février 2014 avec lettres patentes délivrées par le Registraire des entreprises du Québec sous l’égide de la Loi sur les compagnies du Québec, partie III-A.

SECTION 2 : MEMBRES

Article 5 Définition

Les membres du FC PETITE-NATION sont toutes les personnes affiliées à la Fédération de soccer du Québec (FSQ) par l’entremise de l’Association Régionale de Soccer de l’Outaouais (ARSO) et qui appartiennent au club de soccer FC PETITE-NATION (joueurs, entraineurs, arbitres, bénévoles, etc.)

Article 6 Membre en règle

Chaque membre doit se conformer aux conditions suivantes :

1. Se conformer aux directives de la compagnie, tant au niveau administratif que sportif;
2. Poursuive les objets du FC PETITE-NATION et se conformer aux règlements généraux;
3. Ne pratiquer aucune discrimination et aucun favoritisme;
4. Ne pas avoir été accusé formellement ou condamner pour des infractions criminelles.

Article 7 Contribution annuelle

La compagnie déterminera le montant de la cotisation annuelle et le coût de la participation du membre aux activités de la compagnie.

Article 8 Liste

La compagnie tiendra à jour la liste des membres.

Article 9 Procédures d’exclusion

Dans le cas où un membre commettrait un acte indigne, contraire ou néfaste aux objectifs poursuivis par la compagnie, le conseil d’administration peut exclure un membre. La décision du Conseil d’administration à cette fin est finale et sans appel. Le membre doit être informé de l’acte ou de l’omission qui lui est reproché et doit avoir l’occasion de se faire entendre sur le sujet.

Tout membre peut en tout temps se retirer du FC PETITE-NATION par demande écrite au secrétaire de la compagnie.

SECTION 3 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 10 Assemblée générale annuelle (AGA)

L’Assemblée générale annuelle des membres du FC PETITE-NATION a lieu dans les deux (2) mois suivant la fin de l’exercice financier du FC PETITE-NATION.

Le secrétaire, après décision du Conseil d’administration, convoque l’AGA par un avis adressé à tous les membres par courrier électronique ou par l’entremise des médias sociaux et ce, au moins quinze (15) jours avant la date à laquelle l’assemblée doit avoir lieu. L’avis de convocation inclus tous les documents prévus par la Loi.

Cette assemblée se réunit aux fin d’élire les administrateurs, d’élire le comptable ou le vérificateur de la compagnie, de prendre connaissance de la situation financière du FC PETITE-NATION et de décider de toute autre affaire dont l’AGA peut être légalement saisie.

L’ordre du jour de l’AGA doit contenir au minimum les objets suivants :

1. Le procès-verbal de la dernière AGA;
2. Le rapport annuel contenant un bilan des activités de la compagnie;
3. Les décisions adoptées par le Conseil d’Administration depuis la dernière AGA;
4. Le bilan financier et les rapports d’activités de la dernière année;
5. La désignation du vérificateur externe;
6. L’élection des administrateurs.

Article 11 Assemblée générale spéciale

L’Assemblée générale spéciale peut être convoquée par le Conseil d’administration ou par le président du FC PETITE-NATION au lieu, date et heure qu’il fixe. Une telle assemblée peut aussi être demandée par la signature d’au moins 20% des membres en règle de la compagnie.

Le secrétaire convoque l’Assemblée générale spéciale par un avis adressé à tous les membres par courrier électronique ou par l’entremise des médias sociaux et ce, au moins quinze (15) jours avant la date à laquelle l’assemblée doit avoir lieu. L’avis de convocation doit énoncer le ou les motifs justifiant la tenue de l’assemblée.

Cette assemblée se réunit aux fins de prendre connaissance, de traiter et de décider de toute affaire indiquée dans l’avis de convocation et l’ordre du jour est fermé.

Article 12 Quorum

Le quorum de l’Assemblée générale annuelle ou spéciale est fixé à huit (8) membre, soit un minimum de quatre (4) administrateurs du Conseil d’administration en plus de quatre (4) autres membres en règle de la compagnie. Aucun vote ne pourra être tenu lors d’une Assemblée générale annuelle ou spéciale si au moment du vote, le quorum n’est pas maintenu.

Article 13 Vote

Il y a seulement un (1) vote par membre. Le droit de vote d’un membre ayant moins de dix-huit (18) ans est transféré à l’un de ses parents ou tuteurs légaux. Le vote par procuration est prohibé.

À la demande d’un membre, le vote est tenu à main levée ou par vote secret. Pour qu’une modification aux règlements généraux ou à la constitution soit adoptée, il faut que la proposition reçoive le vote d’au moins deux tiers (2/3) des membres réunis en Assemblée générale annuelle. Toute autre proposition présentée en AGA doit recevoir un vote majoritaire simple pour être adoptée. En cas d’égalité des voix, le président du conseil d’administration a un vote prépondérant qu’il peut refuser d’exercer. Il peut alors soumettre de nouveau la question au vote ou le différer à un moment ultérieur.

SECTION 4 : ADMINISTRATEURS

Article 14 Nombre d’administrateurs et représentativité

Le Conseil d’administration est composé de sept (7) administrateurs selon l’assignation suivante :

• Siège # 1 : Plaisance
• Siège # 2 : Équipes compétitives
• Siège # 3 : Papineauville
• Siège # 4 : Étoiles du Nord
• Siège # 5 : Ripon
• Siège # 6 : Thurso
• Siège # 7 : St-André-Avellin

Article 15 Nomination et éligibilité des administrateurs

La mise en nomination des administrateurs a lieu lors de l’Assemblée générale annuelle selon l’échéance suivante :

• Siège #1, #3, #5 et #7 en élection à toutes les années paires
• Siège #2, #4 et #6 en élection à toutes les années impaires

Le mandat des administrateurs est donc d’une durée de deux ans. Un administrateur peut être réélu pour plusieurs mandats consécutifs.

Dans un premier appel de candidature pour tous les postes, sauf le poste 2 (Équipes compétitives), seuls les représentants du secteur désigné sont éligibles à l’élection du poste. Si le poste n’est pas comblé après ce premier appel, il devient ouvert à tous.

À défaut d’autres restrictions, tout membre ayant droit de vote peut-être élu ou nommé administrateur.

Article 16 Élection

1. L’Assemblée générale annuelle désigne un président et un secrétaire d’élection.
2. Le président d’élection aidé du secrétaire d’élection détermine le nombre d’administrateurs à élire selon l’année en cours et procède à l’élection siège par siège selon l’ordre des assignations (article 14).
3. Le président d’élection conduit les élections sectorielles des administrateurs selon la procédure suivante :
   1. Reçoit les nominations jusqu'à ce qu’une proposition de clore les nominations pour un secteur soit dûment acceptée par AGA. Parmi les nominations retenues, détermine celles acceptées par les membres nominés en sollicitant ceux-ci dans l’ordre inverse des nominations reçues. Tout membre non présent pourra signifier son acceptation par un avis écrit et remis au préalable au président d’élection.
   2. Dans le cas ou il y a qu’une seule nomination acceptée pour un siège, la personne est élue par acclamation. Dans l’autre cas, les personnes nommées peuvent faire valoir leurs idées par une brève déclaration. Le président d’élection appellera ensuite un vote secret et la personne qui aura récolté le plus de vote sera élue.
4. Les administrateurs élus désignent ultérieurement les officiers au sein du Conseil d’administration.

Article 17 Responsabilité des administrateurs

Le Conseil d’administration est constitué pour veiller à l’administration de toutes les affaires de la compagnie.

Le Conseil d’administration voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

Le Conseil d’Administration peut former s’il le juge à propos, des comités dont il désigne les membres, les mandats et la durée.

Chaque administrateur est le représentant de la compagnie et en est également le porte-parole.

Article 18 Rémunération

Les administrateurs n’ont droit à aucune rémunération. Les administrateurs peuvent toutefois être remboursés pour des frais de déplacement ainsi que les frais occasionnés par des attributions spéciales. En pareil cas, les frais devront être raisonnable en égard aux objets du FC PETITE-NATION et approuvé par le Conseil d’administration.

Article 19 Réunions du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration doit se réunir au moins trois (3) fois par année mais peut tenir toutes les assemblées qui sont nécessaire à la bonne marche de la compagnie. Les séances peuvent être tenues par conférence téléphonique ou par tout moyen électronique, si les circonstances le justifient.

Le président envoie les avis de convocation par courrier électronique. Sauf urgence, l’avis doit être transmis cinq (5) jours avant la réunion.

Le quorum des réunions du Conseil d’administration est fixé à quatre (4) administrateurs. Si le nombre de vacances empêchait le Conseil d’administration d’obtenir quorum pour ses rencontres, les administrateurs demeurant en poste devront convoquer une Assemblée générale spéciale dans le but de combler les postes vacants.

Article 20 Vote

Toutes les décisions sont prises de façon consensuelle. En cas de décision difficile ou à la demande d’un administrateur, un votre peut être tenue à main levée ou par vote secret. Sauf dans les cas prévus par la Loi, et dans le cas de destitution d’un administrateur (article 21), une décision est prise à la majorité simple des votes.

En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant qu’il peut refuser d’exercer. Il peut alors soumettre de nouveau la question ou le différer à un moment ultérieur.

Article 21 Démission / Destitution

Tout administrateur qui désire démissionner doit le faire par écrit adressé au conseil d’administration. La démission de l’administrateur sortant prendra effet au moment et selon les conditions qui auront été établies par le Conseil d’administration.

Le Conseil d’administration peut déclarer, par un vote d’au moins 75% des administrateurs et suite à la mise en œuvre du processus établi par le Conseil d’administration, que le mandat d’un administrateur doit se terminer :

• en raison de l’inaptitude ou d’un manquement au devoir de ce membre;
• en raison de la constatation que ce membre est susceptible de nuire à la réputation de la compagnie;
• en raison de trois (3) absences consécutives à des réunions s du Conseil d’administration sans motif jugé valable;
• pour tout motif que le Conseil d’administration, à sa discrétion, peut juger valable.

Le Conseil d’administration pourra nommer un administrateur parmi les membres rencontrant les critères d’éligibilité établis à l’article 16 et ceci dans le but de combler un poste laissé vacant suite à la démission ou destitution d’un administrateur. Le mandat de tout administrateur ainsi nommé se terminera au moment où il se serait normalement terminé s’il n’y avait pas eu de vacance.

SECTION 5 OFFICIERS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Article 22 Élection des officiers

L’élection des officiers a lieu lors de la première assemblée des administrateurs suivant l’AGA. Le mandat des officiers est d’un an. Un officier peut être réélu pour plusieurs mandats consécutifs.

LE PRÉSIDENT

1. Le président est le porte-parole officiel de la compagnie et parle en son nom;
2. Il assure les fonctions de représentation ainsi que de visibilité de la compagnie;
3. Il préside les rencontres du conseil d’administration, toute rencontre officielle et les Assemblées générales des membres. Il voit aussi à leur bon fonctionnement;
4. Il crée et maintien des relations harmonieuses entre les différents partenaires;
5. Il veille à la réalisation de l’ensemble des mandats de la compagnie;
6. Il signe pour et au nom de la compagnie les ententes officielles et signe, généralement avec le secrétaire, les documents qui engagent la compagnie ;
7. Il convoque les séances ordinaires ou spéciales du conseil et prépare les ordres du jour ;
8. Il signe, avec le secrétaire du conseil, les procès-verbaux des séances du conseil et des Assemblées générales ;
9. Il surveille l’exécution des décisions du Conseil d’administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil ;
10. Il s’assure que le Conseil décide de la date de la prochaine Assemblée générale annuelle des membres ;
11. Il s’assure que les membres de la compagnie sont convoqués à l’Assemblée générale annuelle au moins quinze (15) jours ouvrables avant la date prévue de cette assemblée ;
12. Il s’assure qu’un rapport annuel contenant un bilan des activités de la compagnie soit rédigé par le conseil et transmis aux membres lors de l’Assemblée générale annuelle.

LE VICE-PRÉSIDENT

Le vice-président du Conseil d’administration de la compagnie exerce les fonctions et les pouvoirs du président en son absence ou en cas d’empêchement. Il a aussi pour fonction de :

1. faire équipe avec le président dans l’accomplissement de ses tâches ;
2. prendre la responsabilité des activités qui lui sont confiées par le président ;
3. remplir toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil.

LE SECRÉTAIRE

Le secrétaire du Conseil d’administration exerce les fonctions suivantes :

1. tenir à jour la liste des membres, en collaboration avec le registraire;
2. prendre les présences et noter les absences lors des séances du Conseil et lors des Assemblées des membres ;
3. s'assurer que le procès-verbal de chaque séance du Conseil est pris ainsi que celui de chaque Assemblée générale des membres ;
4. faire parvenir le procès-verbal de la dernière séance aux membres du Conseil au plus tard cinq (5) jours ouvrables avant la prochaine séance ;
5. garder les archives, les livres, le cartable officiel des procès-verbaux ainsi que le registre des administrateurs ;
6. signer, avec le président, les procès-verbaux des séances du Conseil et des Assemblées générales ;
7. signer, avec le président, les contrats et les documents pour les engagements de l’Association ;
8. rédiger les rapports requis par diverses lois et la correspondance de la compagnie ;
9. effectuer toute autre tâche connexe que le conseil lui confie.

Le secrétaire peut aussi cumuler le poste de trésorier, auquel cas il est nommé « secrétaire-trésorier ».

LE TRÉSORIER

Le trésorier du conseil d’administration veille à l’administration financière de la compagnie. Il a pour fonction de :

1. tenir un relevé précis des biens et des dettes ainsi que des recettes et des déboursés de la compagnie dans un ou des livres appropriés ;
2. signer les chèques et autres effets de commerce ;
3. effectuer ou superviser les dépôts ;
4. s’assurer que les états financiers sont produits et les soumettre à l’AGA pour approbation;
5. effectuer toute autre tâche connexe que le Conseil lui confie.

SECTION 6 FINANCES

Article 23 Dispositions financières

L’exercice financier couvre la période du 1 janvier au 31 décembre.

Article 24 Signature des effets de commerce et des contrats ou engagements

Tous les chèques émis ou endossés au nom de la compagnie sont signés par au moins deux signataires dont le trésorier, le président ou le vice-président, de la manière fixée par résolution du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration détermine l’institution financière où le trésorier effectue les dépôts de la compagnie.

Tout contrat ou engagement liant la compagnie doivent être signés par au moins deux signataires, de la manière fixée par résolution du Conseil d’administration.

Tout chèque payable à la compagnie, de même que l’argent comptant doivent être déposés au compte de celle-ci.

Le Conseil d’administration peut conclure au nom du FC PETITE-NATION, tout protocole d’entente qu’il jugera nécessaire, juste, équitable, bénéfique et n’engage pas le FC PETITE-NATION de façon permanente et irrévocable.

Article 25 Règlement d’emprunt

Les administrateurs de la compagnie sont autorisés, en tout temps à emprunter auprès de l’institution financière choisie par le Conseil d’administration, des deniers sur le crédit de la compagnie pour les montants et aux conditions qui seront jugées convenables en obtenant des prêts ou des avances ou au moyen de découverts ou autrement.

Article 26 Vérification

Les états financiers seront vérifiés chaque année par le vérificateur nommé à cette fin et seront présentés lors de l’AGA. Les livres de la compagnie seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres seront sujets à un examen par les membres en règle qui en feront la demande au Conseil d’administration.

SECTION 7 DISPOSITIONS SPÉCIALES

Article 27 Règlements généraux

Les règlements entrent en vigueur conformément aux dispositions de la Loi sur les compagnies. Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle ou spéciale des membres. Si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée aux deux tiers des voix durant l’assemblée des membres, elle cessera dès ce jour d’être en vigueur. Ces règlements généraux pourront également être modifiés à la demande d’un membre en règle qui doit en faire la proposition au Conseil d’administration au moins trente (30) jours avant la tenue de l’AGA.

Une proposition d'approbation, d’abrogation ou de modification des présents règlements généraux requiert un avis de motion qui doit être communiqué aux membres en même temps que l'avis de convocation de l’assemblée. Un tel avis doit être accompagné du texte de règlement dont on propose l'approbation ou, le cas échéant, du texte de modification suggéré. Lors d’une situation d’urgence, une telle proposition peut être approuvée séance tenante si tous les membres sont présents à l’assemblée et acceptent le dépôt et l'approbation de la proposition.

Article 28 Dissolution

1. Le FC PETITE-NATION pourra être dissout à la suite d’une décision prise en Assemblée générale annuelle ou spéciale dûment convoquée à cette fin.
2. La dissolution ne devient effective qu’après un vote majoritaire d’au moins le deux tiers (2/3) des membres présents et ayant de droit de voter.
3. Au moment de la dissolution, les affaires en cours du FC PETITE-NATION seront confiées à la Corporation des Loisirs de Papineau (CLP) jusqu’à ce que des dispositions soient prises pour rétablir un club de soccer dans la Petite-Nation.

Article 29 Assurances

Le FC PETITE-NATION doit fournir à ses membres participants à ses activités une couverture d’assurance responsabilité appropriée.

Article 30 Affiliation

Le FC PETITE-NATION est affilié à la Fédération du soccer du Québec (FSQ) par l’entremise de l’Association Régionale de Soccer de l’Outaouais (ARSO).

Modifié le :

2016-04-25